علم حسابداری و فرایند رسیدگی به امور مالی یک شرکت یا سازمان یا شخص حقوقی درواقع نوعی مهارت است که برای تحلیل اطلاعات و مدارک مالی یک شرکت یا سازمان به کار می‌رود. بنابراین لازم است که حسابداران علاوه‌براینکه دانش و تخصص مناسبی برای استفاده از داده‌های مالی و تحلیل آن‌ها داشته باشند، راهکارهای جذابی مانند طراحی کدینگ حسابداری به مدیران خود ارائه دهند. بنابراین حرفه حسابداری می‌تواند برای یک شرکت بسیار تعیین‌کننده باشد و آن را در معرض صعود یا سقوط قرار دهد.
فراکردهایی که بیشترین مراجعه را برای شرکت‌های حسابداری دارند را می‌توانیم در تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیاتی و دفاتر قانونی شرکت‌ها، تنظیم اظهارنامه مالیات بر ارزش افزوده و صورت معاملات فصلی، ثبت کلیه اسناد حسابداری جاری و معوقه، طراحی کدینگ اصولی در سطوح مختلف، تهیه صورت‌های مالی و همچنین تهیه انواع گزارشات مالی خلاصه کنیم. در این میان، مبحث کدینگ موضوع اصلی این مقاله است که در ادامه به بررسی دقیق آن خواهیم پرداخت.
در این میان، سرمایه‌گذاران به گزارش‌ها برای روشن شدن اهداف سازمان و مشخص کردن تکلیف خود برای سال مالی بعد نیازمندند، مشتریان و کاربران شرکت و سازمان برای شفاف‌سازی و مطالعه عملکرد موسسه در بازه زمانی مشخص از گزارشات استفاده می‌کنند، مدیران سطح بالا برای تصمیم‌گیری‌های آینده و معین شدن وضعیت شرکت و بررسی مجدد اهداف سازمانی یا شرکتی از آن‌ها استفاده می‌کنند و سازمان‌ها و افراد طرف‌حساب برای عقد قرارداد یا تأمین مواد اولیه و کالاهای اساسی به گزارشات شرکت نیاز دارند.
گزارشاتی که از حسابدار به‌دست می‌آید، شامل نتایج ساعت‌ها تجزیه و تحلیل عملکردی یک شرکت یا سازمان است و در یک قالب کلی، وضعیت آنی شرکت را از دیدگاه اقتصادی به مدیر نمایش می‌دهد. گزارشات معمولاً طبقه‌بندی شده هستند و اطلاعات مختلفی درباره چگونگی عملکرد سازمان در زمینه اقتصادی در دوره زمانی گذشته ارائه می‌دهند. اینکه موضوع گزارشات چه باشد و به چه کسانی ارائه شود را حسابدار به لحاظ دانش و مهارت خود به مدیر سازمان، مدیر بخش‌های کوچک‌تر یا در اختیار عموم قرار می‌دهد. بنابراین مدیران ارشد سازمان، سهامداران سازمان یا شرکت، مسئولین اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی و … افرادی هستند که لازم است با حسابدار در ارتباط باشند و گزارش‌های مختلف را از او دریافت کنند و به تحلیل و بررسی آن‌ها بپردازند.
کدهایی که با نام کدینگ شناخته می‌شوند، در سیستم‌های مختلف حسابداری برای شناسایی بهتر و ساده‌تر حساب‌های درگیر و تسریع امور مربوط به ثبت حسابرسی مورداستفاده قرار می‌گیرند. این دسته از کدها، به گونه‌ای تعیین می‌شوند که در آن‌ها اقلام و کالاها و خدماتی که قابلیت نقش شدن سریع‌تر دارند، در رأس کدها قرار گیرند و بالعکس، با سخت شدن فرایند نقدشوندگی، کددهی نیز پیچیده‌تر و در پایه‌های هرم تولید کد قرار داده میشود.
در تعریفی ساده‌تر می‌توانیم بگوییم که الفبای کدینگ حسابداری ، درواقع به فرایند دسته‌بندی و مرتب‌سازی عناوین و موضوعات مرتبط با فعالیت‌های حسابداری یک شرکت یا سازمان گفته میشود که امکان چینش و مرتب‌سازی موضوعات مالی و عملیات‌ها را، بر اساس موارد مختلفی مانند موضوع فعالیت و سطح فعالیت برای حسابداران امکان‌پذیر می‌کند. نکته مهم این است که گاهی برای اینکه حسابها متعدد هستند، رویدادهای مالی شرکت یا سازمان به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم می‌شوند تا ساختار دسته‌بندی حسابها و رویدادهای مالی، شبیه به یک هرم یا درخت باشد. در این ساختار، هر شاخه درخت دارای یک سرگروه بوده و در بخش‌های بعدی یک حساب کل، حساب معین و نهایتاً حساب‌های تفضیل در آن‌ها قرار می‌گیرند. بنابراین در کدینگ حسابداری، علاوه‌براینکه سرفصل‌های اصلی و فرعی فعالیت‌ها و موضوعات مربوطه مشخص میشود، قادر هستیم که ارتباط بین آن‌ها را برای ذی‌نفعان و کسانی که قرار است به اطلاعات دسترسی پیدا کنند، واضح کنیم.
برای این منظور، سرگروه حسابها درواقع همان حساب‌های اصلی هستند که دسته‌بندی کلی براساس آن‌ها شکل می‌گیرد و برای نمایش شمای کلی حسابها استفاده می‌شوند. حساب کل، حساب‌هایی هستند که برای اداره دارایی و سازمان امور مالیاتی بسیار مهم هستند و عملکرد آن‌ها نیز باید برای گزارش به این سازمان‌ها ارائه شود. حساب معین که سومین دسته است، بیشتر برای منظور گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری مفید هستند و حساب‌های تفضیلی، حساب‌هایی هستند که برای هر سازمان منحصراً تعریف می‌شوند. اگر در سیستم کدگذاری حساب تفضیلی به یک حساب معین متصل باشد، آن را استاندارد و در غیر این صورت، آن را شناور می‌نامند .
طراحی کدینگ حسابداری باعث میشود تا اطلاعات مالی شرکت یا سازمان به راحتی قابل تفکیک باشد و در مواقع لزوم، دسترسی به آن‌ها در سریع‌ترین زمان ممکن صورت گیرد. از ویژگی‌ها و نکات مثبت کدینگ، می‌توانیم به مواردی مانند امکان تهیه گزارش‌های جامع و دقیق، امکان تولید گزارشات مدیریتی سطح‌بالا برای تصمیم‌گیری‌های حیاتی سازمان و شرکت، استانداردسازی عملیات واحد مالی، کاهش دخالت نیروی انسانی و درنتیجه سرعت بیشتر در فرایند ثبت حسابها و اسناد مختلف، اشاره کنیم .
این نیاز به حدی است که حتی برای تهیه اسناد و مدارک حسابداری و یا ترازنامه‌ها نیز، کدینگ می‌تواند راهکاری بسیار عالی و مناسب برای اشخاص حقیقی و حقوقی باشد. از سوی دیگر، برای فعالیت‌های مختلف یک سازمان یا شرکت مانند بازرگانی و یا خدمات هم، کدینگ گزینه بسیار مناسبی است که باید موردتوجه مدیران و حسابداران قرار گرفته باشد. برای نمونه، برخی از کدینگ‌های مرتبط با فرایندهای حسابداری شرکت را در زیر مشاهده می‌کنید :
این کدها در دسته‌های مختلفی مانند دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها، انتظامی و كنترلی جای می‌گیرند و هریک دارای زیرشاخه‌های مختلفی هستند که به منظور کدگذاری موارد متنوع به‌کار می‌روند. نکته مهم این است که طراحی کدینگ حسابداری ، برای تمام سازمان‌ها، شرکت‌ها و کسب‌وکارها ضرورت دارد و می‌تواند برای آن‌ها بسیار مفید و کاربردی باشد.
در یک دسته‌بندی کلی می‌توانیم بگوییم که کدینگ‌ها انواع مختلفی دارند و شامل موارد زیر می‌شوند :
کدینگ حفظی : نوعی کدینگ است که نیاز به طراحی یک ساختار مشخص و غیرقابل حدس برای آن وجود دارد
کدینگ توده‌ای : در این مدل، یک‌سری از اعداد فقط به حساب‌های یک دوره مالی مشخص اختصاص داده می‌شوند
کدینگ متوالی یا سریالی : در این مدل، اعداد به‌صورت متوالی پشت یکدیگر قرار می‌گیرند و هر عدد نمایشگر یک کد است
کدینگ سلسله مراتبی : در این نوع کدینگ، تعدادی سرشاخه وجود دارد و زیرشاخه‌ها نیز کدهایی دارند که حروف اول آن‌ها با کد سرشاخه یکی است.
بنابر نیاز هر سازمان، کدینگ مربوط به آن توسط حسابداران و گروه حسابرسی پیشنهاد میشود که عموماً گزینه بسیار مناسبی برای کمک به شرکت یا سازمان هستند. همچنین نرم‌افزارهای مالی به دلیل اینکه دارای قابلیت‌های زیادی برای حسابرسی هستند، و همچنین امکان تغییرات گسترده در طراحی آن‌ها وجود دارد، برای اجرا و پیاده‌سازی یک سیستم کدینگ، بسیار مناسب هستند.
در پایان باید بگوییم که طراحی یک سیستم کدینگ حسابداری برای سازمان یا شرکت، در رویه‌ها و فراکردهای مالی آن بسیار مهم بوده و یک امر تخصصی محسوب میشود. بنابراین اگر فرایند کدینگ با دقت و به شکلی صحیح و کارامد انجام شود، مدیران می‌توانند انتظار داشته باشند که بسیاری از مشکلات مالی و حسابداری شرکت یا سازمان مرتفع شده و اشتباهات انسانی در آن به‌شدت کاهش می‌یابد. همچنین شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌توانند برای طراحی کدینگ حسابداری از شرکت‌ها و دیگر مؤسسات خدمات مالی و حسابداری در این خصوص کمک بگیرند تا فرایند کدینگ حسابداری به خوبی صورت گیرد.