پوشش رویدادهای گوناگون بخش بزرگی از کار خبرنگاران، عکاسان خبری و به‌طور کلی آنهایی که با دنیای خبر و اطلاع‌سانی سروکار دارند را تشکیل می‌دهد. لزوم رعایت اصول حرفه‌ای در پوشش این رویدادها، فرهنگسرای تخصصی رسانه وابسته به سازمان فرهنگی اجتماعی وزشی شهرداری اصفهان را بر آن داشت تا با همکاری اداره ارتباطات رسانه‌ای شهرداری وبینار «خبرنگاری در رویداد» را برگزار کند.
شهریار عظیمی کارشناس و پژوهشگر رسانه و تهیه‌کننده و گزارشگر سابق شبکه پرس تی‌وی در این وبینار، پوشش یک رویداد را به سه بخش قبل از رویداد، حین رویداد و بعد از رویداد تقسیم کرد و اظهار داشت: کسب اطلاعات و تماس با میزبان قبل از یک رویداد بین‌المللی بسیار مهم است که به‌منظور اعتمادسازی انجام میشود. اگر این رویداد در جایی به جز شهر محل زندگی شما برگزار میشود همواره ممکن است از سوی نهادهای ذی‌ربط آن شهر یا استان و میزبان آن رویداد نسبت به خبرنگاران گارد وجود داشته باشد چون شما را نمی‌شناسند.
وی کسب اطلاعات کلی و مطالعه رویداد را گام بعدی دانست و افزود: این مرحله شامل تحقیقات شخصی از رویدادهای پیشین و مشابه میشود، برای مثال به‌راحتی می‌توان پیش از برگزاری جشنواره بین‌المللی فیلم‌های کودکان و نوجوانان اصفهان درباره دوره‌های گذشته اطلاعات کسب کرده و اخبار آن را مطالعه و با مسئولان پیشین و فعلی آن ارتباط برقرار کرد.
این کارشناس و پژوهشگر رسانه ادامه داد: در رویدادهای بین‌المللی هدف زیرپوستی و جدی‌تری هم وجود دارد که تنها با تعامل عمیق و جدی با میزبان قبل و حین رویداد به دست می‌آید. ممکن است یک رویداد ورزشی، فرهنگی و اقتصادی با هدفی به جز آنچه در ظاهر به نظر می‌رسد برگزار شده باشد.
عظیمی با اشاره به لزوم استخراج لیست و مشخصات شرکت‌کنندگان در یک رویداد گفت: این هدف با طلب کردن لیست از میزبان به دست می‌آید و سپس باید به جستجو و تحقیق درباره شرکت‌کنندگان به‌خصوص مهمانان ویژه بپردازید، البته با رعایت حریم شخصی آنها. این امر به شما کمک می‌کند بدانید در طول رویداد باید با چه کسانی مصاحبه کنید و چه سوالاتی بپرسید.
وی شناسایی دغدغه‌های میزبان را مهم دانست و تصریح کرد: این امر با صحبت و تعامل و ارائه پیشنهادات خلاقانه و سازنده و در عین حال ساختارشکنانه به میزبان به دست می‌آید اما نباید تلاش کنید شکل و شمایل رویداد را تغییر دهید و به میزبان اظهارفضل کنید. در این تعامل به بایدها و نبایدهای ارتباط با مهمانان ویژه به‌خصوص مهمانان خارجی پی می‌برید.
گزارشگر سابق شبکه پرس تی‌وی اضافه کرد: دستیابی به ریز برنامه‌های رویداد و اطمینان از به‌روز بودن آنها کار دیگری است که باید قبل از رویداد انجام داد.آماده‌سازی، هماهنگی و برنامه‌ریزی برای گزارش موثر نیز بسیار مهم است. باید برای هر روز و هر ساعت حضور در رویداد برنامه‌ریزی کرده و اعضای تیم، همکاران خود را توجیه کنند. باید برای هر تغییری آماده باشند و کارهای دیگر و متفرقه خود را به تعویق بیندازند. همچنین یک نماینده در دسترس از طرف میزبان به‌عنوان هماهنگ‌کننده اصلی همواره باید همراه تیم باشد.
عظیمی بیان کرد: در صورت عدم تسلط کامل به زبان مهمانان، انتخاب مترجم مسلط و حرفه‌ای بسیار مهم است. البته پیشنهاد من تقویت زبان است چون هیچ‌کس نمی‌تواند به اندازه خود شخص با مهمان ارتباط موثر برقرار کند.
وی در ادامه به تشریح اقدامات حین رویداد پرداخت و گفت: داشتن بیزینس کارت به زبان انگلیسی، پوشش مناسب با نوع و شکل رویداد و رعایت حریم شخصی مهمانان بسیار مهم است. باید از مصاحبه بدون هماهنگی و تصویربرداری و عکاسی بدون اجازه پرهیز کرد و به زمان استراحت و تفریح مهمانان احترام گذاشت. شخصی که پوشش مناسب و رسمی ندارد حتی نباید در تیم شما در یک رویداد مهم حضور داشته باشد. برعکس، حضور با پوشش بسیار رسمی در رویدادی غیررسمی و مثلاً ورزشی هم درست نیست.
این کارشناس و پژوهشگر رسانه افزود: در حین یک رویداد با حضور مهمانان خارجی شما سفیر معرفی جاذبه‌های ایران نیستید و تنها در صورت سوال آنها می‌توانید در این خصوص نظر دهید، آن هم با تحقیق و پرس‌وجو. همچنین شیفته و ذو‌ب‌شده خارج هم نیستید چون نه از مهمانان خارجی برترید و نه پست‌تر. تذکر و توضیح به اعضای تیم خود درباره خط قرمز‌ها در عکاسی و تصویربرداری از مهمانان و انعکاس صحبت‌ها نیز بسیار مهم است.
وی ادامه داد: باید در رویداد حضور به‌موقع و کامل داشته باشید که شامل افتتاحیه، بدنه رویداد و اتفاقات، برنامه‌های حاشیه‌ای مانند تور بازدید یا ضیافت‌های شام و اختتامیه میشود. در اختتامیه و پس از اینکه تمام اخبار را ارسال کردید می‌توانید به تبادل اطلاعات تماس با مهمانان بپردازید.
عظیمی بیان کرد: پس از رویداد و برای حفاظت از رابطه‌ها با مهمان و میزبان، ارسال فیلم‌ها، عکس‌ها و لینک گزارش‌های وعده داده شده را فراموش نکنید، چون اگر به وعده خود عمل نکنید تمام خبرنگاران را در چشم آنها بدقول جلوه می‌دهید. بسته به نوع رابطه ساخته‌شده در رویداد می‌توانید از طریق شبکه‌های اجتماعی با مهمانان ارتباط برقرار کنید.